2.1 Erstkontakt per E-Mail, Telefon, Telefax oder Post
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Telefax oder postalisch kontaktieren, wird Ihre Anfrage und die daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage, Kontaktdaten) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von § 6 Abs. 1 lit. c KDG, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen anderen Fällen beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (§ 6 Abs. 1 lit. b KDG) oder ist zur Wahrnehmung unserer kirchlichen Aufgaben erforderlich (§ 6 Abs. 1 lit g KDG). Die erhobenen personenbezogenen Daten werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften regelmäßig gelöscht. Bei Verwendung von Funktions-E-Mail-Postfächern ist sichergestellt, dass ausschließlich berechtigte Mitarbeitende Zugriff haben.
2.2 Veranstaltungen
Wir führen verschiedene Veranstaltungen wie z.B. Ferienfreizeiten etc. durch.
Ihre personenbezogenen Daten benötigen wir zur Erfüllung unserer Pflichten aus dem vertraglichen Verhältnis, das durch Ihre Anmeldung und/oder die Ihres Kindes zu unseren Veranstaltungen begründet wird. Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus § 6 Abs. 1 c) KDG. Bitte beachten Sie, dass eine Teilnahme eventuell nicht möglich ist, sollten Sie einzelne Angaben nicht machen wollen.
Eine Weitergabe der Daten erfolgt ausschließlich zur Durchführung der Maßnahme für die Meldung an die Unterkunft, an Einrichtungen bzw. Firmen zur Programmgestaltung und ggf. für die Beantragung von Zuschüssen (z.B. Behörden). Eine sonstige Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nicht. Ihre Daten werden für die Dauer der Veranstaltung gespeichert und sofort gelöscht, sobald der Verwendungszweck erfüllt ist oder die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.
Wir erheben dabei folgende Daten von Ihnen und ggf. (nach Veranstaltungsart) von Ihrem Kind: Vorname, Nachname, Adresse, Telefonnummer, ggf. Mobil-Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Bankdaten, Gesundheitsdaten (bei Veranstaltungen mit Verpflegung und Unterkunft) etc.
Eine Einwilligung zum Fotografieren und/oder Filmen sowie Veröffentlichen von Fotos und/oder Videos holen wir im Rahmen der Anmeldung zur jeweiligen Veranstaltung oder individuell bei Ihnen ein.
2.3 Fotos, Videos
Sofern es uns § 6 Abs. 1 f und g) KDG in Verbindung mit §§ 22 und 23 Kunsturheberrecht nicht gestattet, Fotos/Videos/Tonaufnahmen bei großen öffentlichen Veranstaltungen anzufertigen und zu veröffentlichen, erbitten wir ggf. Ihre individuelle Einwilligung zur Anfertigung von Fotos und/oder Videos sowie deren Veröffentlichung. Im Einwilligungsformular haben Sie die Möglichkeit, die Optionen auszuwählen.
Wir löschen die Fotos, Videos entsprechend zweckgebunden mit der Beendigung der Veröffentlichung der Berichterstattung unserer Veranstaltung, weisen Sie aber vorsorglich daraufhin, dass bei Veröffentlichungen im Internet und Social Media auf die Personenabbildungen durch jedermann weltweit zugegriffen und damit insbesondere diese gespeichert, verändert oder kombiniert werden können sowie eine gezielte Löschung durch uns nicht möglich ist.
Ihre Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft bei der verantwortlichen Stelle wie unter 1. genannt widerrufen. Bitte beachten Sie Ihre nachfolgenden Rechte.
2.4 Miet- und Pachtverhältnisse
Wir erheben und verarbeiten als verantwortliche Stelle Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Vermietung/der Verpachtung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung gem. § 6 Abs.1 c) KDG bzw. zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen nach § 6 Abs. 1 d) KGD oder auch zur Wahrung unserer Interessen nach § 6 Abs. 1 lit. f) oder g) KDG. Wir erheben hierbei von Ihnen folgende Daten:
Anrede, Vorname, Nachname, ggfs. Geburtsname, Anschrift (ggf. Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift eines Vertretungsberechtigten oder Betreuers), E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Einkommensverhältnisse, Beruf, Name und Anschrift des Arbeitgebers, derzeitiger Vermieter, Kontodaten, Höhe der Miete und Betriebskosten, Verbrauchsdaten und Betriebskosten gem. BetrKV und HeizKV, Daten über den Eingang der Mieten und Betriebskosten, Korrespondenz während des Mieterverhältnisses.
Unter Umständen sind wir gehalten, Ihre personenbezogenen Daten zur Genehmigung, Organisation, Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses auch an Dritte weiterzugeben (z.B. die kirchliche Aufsichtsbehörde, Handwerker, Hausverwaltung, Abrechnungsunternehmen, Servicemitarbeiter, Gebäudeversicherer, Einsichtnahme von Originalbelegen durch andere Mieter, oder auch im Falle eines Wohnberechtigungsscheins die ausstellende öffentliche Stelle und Inkassounternehmen, Auskunfteien, Rechtsanwälte, Gerichte, Gerichtsvollzieher, falls offene Forderungen trotz mehrfacher Mahnung nicht beglichen werden). Nähere Angaben enthält der jeweilige Mietvertrag.
Zur Führung eines Mietkautionskontos werden Ihre Daten (Nachname, Vorname, Adressdaten sowie die Kontodaten des Mietkautionskontos) auch an die entsprechende Bank weitergegeben.
Eine sonstige Weitergabe Ihrer Daten an unberechtigte Dritte erfolgt nicht.
Ihre Daten werden für die Dauer der vertraglichen Beziehung gespeichert und anschließend nach Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen gelöscht.
2.5 Führen von Kirchenbüchern
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Sakrament-Spendungen (Taufe, Kommunion, Firmung, Eheschließung, Begräbnisfeier usw.) führen wir gemäß § 6 Abs. 1 lit. a) KDG nach kirchlichem Recht auf Basis des Codex Iuris Canonici (CIC) durch.
2.6 Anmeldung zur Firmung
Für die Vorbereitung und Durchführung der Firmung ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich. Die Datenverarbeitung erfolgt sowohl zur Wahrnehmung einer Aufgabe im kirchlichen Interesse (§ 6 Abs. 1 lit. f KDG) als auch zur Erfüllung kirchlicher Rechtsvorschriften (CIC Can. 895), die diese Verarbeitung vorsehen. Es werden nur die unbedingt notwendigen Daten erhoben. Freiwillige Angaben erleichtern die Organisation. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zweckgebunden. Die Daten werden für die Dauer der Firmvorbereitung sowie die Durchführung der Firmung und ggf. für Nachtreffen gespeichert und anschließend nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Ihre Daten werden innerhalb des Pfarrbüros nur an berechtigte Mitarbeitende (z. B. Katechetinnen und Katecheten, Projektleitung) weitergegeben. Eine Weitergabe an unberechtigte Dritte erfolgt nicht. Für die digitale Anmeldung und Vorbereitung der Firmung nutzen wir Microsoft Forms. Die dort erhobenen Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Die Verarbeitung im Rahmen von Microsoft Forms erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß § 6 Abs. 1 lit. b) KDG und ist freiwillig.
2.7 Pfarrgemeinderatswahlen, Kirchengemeinderatswahlen
Für die Kandidatur zu den Pfarrgemeinderatswahlen/Kirchengemeinderatswahlen werden von den Kandidatinnen und Kandidaten folgende Daten erhoben, die für die Erstellung des Stimmzettels verwandt werden: Name, Alter, Beruf. Zudem benötigen wir von allen Kandidatinnen und Kandidaten die Adressdaten zur Feststellung der Wählbarkeit. Des Weiteren erbitten wir für die Kontaktaufnahmen eine E-Mail-Adresse und/oder eine Telefonnummer und für eine Kurzvorstellung für die Wählenden ein Bild und eine kurze Beschreibung. Für alle aufgeführten Informationen wird eine schriftliche Zustimmung erbeten. Die Daten des Stimmzettels, sowie die Kurzvorstellung werden per Aushang, im Pfarrbrief und auf der Internetseite veröffentlicht. Die Adresse und die Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse) sind nur für den internen Gebrauch bestimmt, und werden nur für die notwendigen Prozessabläufe der Vorbereitung und Durchführung der Wahl verwandt. Alle Daten werden nach der konstituierenden Sitzung des neugewählten Pfarrgemeinderates vernichtet, vorbehaltlich der kirchlichen und staatlichen Aufbewahrungspflichten.
2.8 Online-Meetings via Microsoft Teams (M365)
Zur Durchführung von Online-Meetings, Videokonferenzen, Telefonkonferenzen, Web-Seminaren und Schulungen wird Microsoft Teams (M365) eingesetzt. Dabei handelt es sich um die Business-Version von Microsoft Teams des Bistums Trier, die durch Microsoft über Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union bereitgestellt wird.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zum Zweck der Kommunikation und Zusammenarbeit. In diesem Zusammenhang werden insbesondere Stammdaten wie Name, Vorname, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer sowie optional ein Profilbild verarbeitet. Darüber hinaus können Inhaltsdaten wie Audio-, Video- und Chatinhalte sowie geteilte Dateien und Bildschirmfreigaben anfallen. Ergänzend werden technische Daten, etwa die IP-Adresse, der verwendete Webbrowser, das Betriebssystem sowie Datum und Uhrzeit der Nutzung, sowie Metadaten wie Zeitpunkt und Dauer der Teilnahme verarbeitet.
Die Teilnehmenden sind bei eingeschalteter Kamera dabei für andere Teilnehmende sichtbar. Eine Aufzeichnung von Meetings findet grundsätzlich nicht statt. In Ausnahmefällen kann eine Aufzeichnung erfolgen, jedoch ausschließlich nach vorheriger Information und auf Grundlage einer wirksamen Einwilligung der betroffenen Personen. Die Nutzung von Kamera und Mikrofon ist freiwillig und kann jederzeit über die jeweiligen Geräteeinstellungen gesteuert werden.
Die Verarbeitung und Speicherung der Daten erfolgt für die Dauer der Nutzung der IT-Systeme. Nach Beendigung des Nutzungsverhältnisses beziehungsweise des Arbeitsverhältnisses werden die Daten unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gelöscht oder – sofern erforderlich – pseudonymisiert. Eine aktive Löschung durch Nutzer erfolgt dadurch, dass Dateien gelöscht und in den Papierkorb verschoben werden. Die endgültige Löschung dieser Daten erfolgt – vorbehaltlich entgegenstehender gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder bestehender technischer Aufbewahrungsrichtlinien – spätestens nach Ablauf von 93 Tagen.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von § 6 Abs. 1 lit. c KDG zur Erfüllung eines Vertrages, sofern Online-Meetings im Rahmen bestehender Vertragsverhältnisse durchgeführt werden, sowie auf Grundlage von § 6 Abs. 1 lit. f KDG zur Wahrnehmung einer Aufgabe im kirchlichen Interesse an einer effizienten und zeitgemäßen Kommunikation. Soweit Audio- oder Videoaufzeichnungen erfolgen, basiert die Verarbeitung auf § 6 Abs. 1 lit. b KDG (Einwilligung).
Verwaltungsräte werden aus den o.g. Gremien gewählt, d.h. die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der gewählten Verwaltungsratsmitglieder ist in der nebenstehenden Erklärung beinhaltet, sodass hier auf eine weitere Darstellung verzichtet werden kann.
Für den Rat des Pastoralen Raums werden nur Vorname und Nachname verarbeitet (dazu kommt ggf. der Name der entsendenden Kirchengemeinde)
